IHRE AUFGABE
Als Assistant to Head Global Medical Affairs (m/w/d) im Global Medical Affairs Therapeutics (GMAT) unterstützen Sie den Head of Global Medical Affairs Therapeutics sowie das gesamte Team in allen administrativen, organisatorischen und operativen Belangen. Die Position trägt wesentlich zu einem reibungslosen Ablauf der täglichen Geschäftsprozesse bei und fungiert als wichtige Schnittstelle zu internen und externen Stakeholdern in einem internationalen Umfeld. Die Stelle ist in Teilzeit mit 20Stunden/Woche ausgeschrieben und umfasst folgende Aufgaben:
- Administrative und organisatorische Unterstützung, Termin- und Kalendermanagement, Organisation, Planung und Nachbereitung von Meetings, Geschäftsreisen, Workshops und internen GMA-Veranstaltungen des Head of GMAT in deutscher und englischer Sprache
- Betreuung und Koordination von Besuchern sowie externen Ansprechpartnern
- Unterstützung bei Vertrags-, Bestell- und Rechnungsprozessen sowie der Koordination interner Genehmigungen mit Nachverfolgung des Status für den Head of GMAT
- Erstellung, Pflege und Verwaltung von Dokumenten, Datenbanken, SharePoint-Seiten, Laufwerken, Lieferanten- und Stammdaten, Verteilern und Kontaktdatenbank
- Unterstützung von Compliance-, Qualitäts- und Trainingsprozessen innerhalb des GMAT Bereiches
- Unterstützung bei Budgetübersichten und Kostenmonitoring
- Bestellwesen sowie Koordination von Büro- und Arbeitsmaterialien
- Zusammenarbeit mit relevanten internen und externen Steakholdern sowie Unterstützung der zuständigen Kolleg:innen in den Bereichen Contract und Event Management
